Региональное
Законодательство
Челябинская область

Приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 29.04.2013 N 597 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Челябинской области, государственных учреждениях и предприятиях, подведомственных Министерству здравоохранения Челябинской области"

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ
от 29 апреля 2013 г. № 597

Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Министерстве здравоохранения Челябинской области,
государственных учреждениях и предприятиях, подведомственных
Министерству здравоохранения Челябинской области


В соответствии с постановлением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 № 410-р "Об Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области",
ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Челябинской области, государственных учреждениях и предприятиях, подведомственных Министерству здравоохранения Челябинской области (далее именуется - Инструкция).

2. Заместителям Министра здравоохранения Челябинской области, руководителям структурных подразделений Министерства здравоохранения Челябинской области, сотрудникам Министерства здравоохранения Челябинской области, руководителям государственных учреждений и предприятий, подведомственных Министерству здравоохранения Челябинской области, обеспечить строгое соблюдение Инструкции, утвержденной пунктом 1 настоящего приказа.

3. Руководителям государственных учреждений и предприятий, подведомственных Министерству здравоохранения Челябинской области, разработать и утвердить инструкции по делопроизводству в соответствующих государственных учреждениях и предприятиях.

4. Признать утратившими силу:
приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 02.11.2009 № 1199 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Челябинской области";
приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 26.01.2010 № 59 "О внесении изменений в приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 02.11.2009 № 1199";
приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 29.12.2010 № 1705 "О внесении изменений в приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 02.11.2009 № 1199".

5. Директору Государственного бюджетного учреждения здравоохранения "Челябинский областной медицинский информационно-аналитический центр" Якушеву А.М. разместить настоящий приказ на официальном сайте Министерства здравоохранения Челябинской области в сети "Интернет".

6. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на начальника административно-контрольного управления Министерства здравоохранения Челябинской области Целищеву Э.А.

Министр здравоохранения
Челябинской области
М.Г.МОСКВИЧЕВА





Утверждена
приказом
Министерства здравоохранения
Челябинской области
от 29 апреля 2013 г. № 597

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве здравоохранения
Челябинской области, государственных учреждениях
и предприятиях, подведомственных Министерству
здравоохранения Челябинской области

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Челябинской области, государственных учреждениях и предприятиях, подведомственных Министерству здравоохранения Челябинской области (далее именуется - Инструкция), устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации документооборота в структурных подразделениях Министерства здравоохранения Челябинской области (далее именуется - структурное подразделение), государственных учреждениях и предприятиях, подведомственных Министерству здравоохранения Челябинской области (далее именуется - подведомственные учреждения и предприятия).
2. Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования, контроля исполнения и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации в структурных подразделениях и подведомственных учреждениях и предприятиях.
Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну, конфиденциальную информацию), регламентируется специальными нормативными актами и инструкциями.
3. Положения Инструкции распространяются как на делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
4. Обеспечение единой системы делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции при подготовке документов осуществляет административно-контрольное управление Министерства здравоохранения Челябинской области (далее именуется - Административно-контрольное управление).
5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, подведомственных учреждениях и предприятиях возлагается на их руководителей.
Ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на ответственных лиц за контролем исполнения документов, поручений, обращений граждан и служебной корреспонденции (далее именуется - ответственные лица), а также за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями.
Ведение делопроизводства в подведомственных учреждениях и предприятиях возлагается на сотрудников, подведомственных учреждений и предприятий в соответствии с их должностными обязанностями.
6. Внесение изменений в настоящую Инструкцию осуществляется приказом Министерства здравоохранения Челябинской области (далее именуется - Минздрав области).
7. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Губернатора Челябинской области (далее именуется - Губернатор области), Правительства Челябинской области (далее именуется - Правительство области) осуществляется в соответствии с Законом Челябинской области от 30.05.2002 № 87-ЗО "О нормативных правовых актах Челябинской области", Регламентом Правительства области, утвержденным постановлением Губернатора области от 12.05.2012 № 130, Регламентом взаимодействия органов исполнительной власти Челябинской области, утвержденным постановлением Губернатора области от 01.06.2006 № 157, Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора области от 19.04.2012 № 410-р, Регламентом работы Минздрава области и взаимодействия с органами исполнительной власти, государственными учреждениями и предприятиями, подведомственными Минздраву Челябинской области, а организационно-распорядительных документов Минздрава области в соответствии с настоящей Инструкцией.
8. Подготовка и оформление протокола и проектов решений коллегии Минздрава области осуществляется в соответствии с приказом Минздрава области "Об утверждении Положения и состава коллегии Министерства здравоохранения Челябинской области".
9. Подготовка и оформление протокола и проектов решений аппаратных совещаний Минздрава области осуществляется в соответствии с приказом Минздрава области "Об утверждении Положения и Состава аппаратного совещания Министерства здравоохранения Челябинской области".

II. Оформление протоколов поручений,
данных Министром здравоохранения Челябинской области
во время проведения еженедельных аппаратных
совещаний, в Минздраве области

10. Еженедельно, каждый понедельник в 9.00 часов, проводится аппаратное совещание при Министре здравоохранения Челябинской области (далее именуется - совещание), где начальником Административно-контрольного управления ведется протокол поручений.
11. Протокол поручений утверждается Министром здравоохранения Челябинской области (далее именуется - Министр), в случае его отсутствия исполняющим обязанности Министра, и направляется исполнителям.
12. Сроки выполнения поручений и исполнители устанавливаются Министром.
13. Контроль за исполнением указанных поручений осуществляется консультантом Административно-контрольного управления (далее именуется - Консультант).
14. Информация об исполнении поручений Министра, данным им во время совещаний, руководителями структурных подразделений или ответственными лицами еженедельно, каждый четверг до 17:00, направляется Консультанту для обобщения.
В случае неисполнения поручения Министра, данным им во время совещаний, в Административно-контрольное управление представляется служебная записка с изложением причин неисполнения поручения и о продлении срока контроля, в соответствии с резолюцией Министра.
15. Начальник Административно-контрольного управления еженедельно, каждый понедельник, предоставляет Министру информацию о выполнении поручений, данным им во время совещаний.

III. Создание документов в Минздраве области,
подведомственных учреждениях и предприятиях

Бланки документов

16. Создаваемые документы оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
17. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля:
25 мм - левое;
15 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
18. Нормативные правовые акты Губернатора и Правительства области (далее именуется - правовые акты) оформляются в соответствии со статьей 13 раздела II Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора области от 19.04.2012 № 410-р.
19. В Минздраве области используются следующие бланки:
1) бланк письма Минздрава области (приложение 1);
2) бланк приказа Минздрава области (приложение 2).
20. Бланки Минздрава области, подведомственных учреждений и предприятий изготавливаются типографским способом. Использование копий цветных бланков запрещается.
Бланки писем и приказов могут быть использованы в виде электронного шаблона бланка документов.
21. Порядок официального использования малого герба Челябинской области на бланках осуществляется в соответствии с Законом Челябинской области от 08.01.2002 № 64-ЗО "О гербе Челябинской области".
22. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются:
1) бланки писем Минздрава области, подведомственных учреждений и предприятий в угловом варианте;
2) бланки приказов Минздрава области, подведомственных учреждений и предприятий в продольном варианте.
23. На угловом бланке Минздрава области малый герб Челябинской области размещается в верхнем левом углу листа и равно удален от границ зоны расположения реквизитов, установленных для углового варианта бланка. Расстояние от верхнего края листа до края изображения герба должно быть 5 мм. На продольном бланке Минздрава области малый герб Челябинской области размещается в верхней части листа центрованным способом (равно удален от границы зоны расположения реквизитов).
24. В бланках писем Минздрава области, подведомственных учреждений и предприятий реквизиты: наименование органа власти или учреждения, предприятия, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационной номер и дату документа, располагают флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.
25. В Минздраве области, подведомственных учреждениях и предприятиях устанавливается состав реквизитов документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора области от 19.04.2012 № 410-р.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
При подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например: отметка о поступлении документа в Минздрав области, в подведомственное учреждение и предприятие; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.
При оформлении реквизитов документов рекомендуется основываться на правилах оформления реквизитов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора области от 19.04.2012 № 410-р.

Подготовка проектов правовых актов Челябинской области
и организационно-распорядительных документов Минздрава
области, подведомственных учреждений и предприятий
подписание, регистрация и хранение приказов
Минздрава области

26. Правовыми актами Губернатора области являются постановления и распоряжения Губернатора области нормативного и ненормативного характера, правовыми актами Правительства области - постановления и распоряжения Правительства области нормативного и ненормативного характера.
27. Правила подготовки и оформления проектов нормативных правовых актов (далее именуется - правовые акты) должны обеспечить их соответствие требованиям, установленным Законом Челябинской области от 30.05.2002 № 87-ЗО "О нормативных правовых актах Челябинской области", Регламентом взаимодействия органов исполнительной власти Челябинской области, утвержденным постановлением Губернатора области от 01.06.2006 № 157, Регламентом Правительства области, утвержденным постановлением Губернатора области от 12.05.2012 № 130, Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора области от 19.04.2012 № 410-р, Регламентом работы Минздрава области и взаимодействия с органами исполнительной власти, государственными учреждениями и предприятиями, подведомственными Минздраву области, и настоящей Инструкцией.
28. Проекты правовых актов Челябинской области и организационно-распорядительные документы Минздрава области обязательно подлежат антикоррупционной экспертизе.
По итогам проведения антикоррупционной экспертизы в случае выявления коррупциогенных норм в тексте проекта правового акта или организационно-распорядительного документа Минздрава области Административно-контрольным управлением готовится заключение антикоррупционной экспертизы, содержащее предложения по устранению и (или) изменению выявленных типичных и иных коррупционных действий и (или) принятие коррупционных решений.
29. Сроки согласования проектов правовых актов, подготавливаемых Минздравом области, составляют во всех других структурных подразделениях по 1 рабочему дню, в Административно-контрольном управлении 3 рабочих дня.
В ходе согласования административно-контрольное управление осуществляет анализ проектов правовых актов Челябинской области на коррупциогенность.
30. Ответственность за качество подготовки, правильность оформления проектов правовых актов, их необходимое согласование с должностными лицами и организациями несут заместители Министров, руководители и сотрудники структурных подразделений, руководители подведомственных учреждений и предприятий (далее именуется - ответственный исполнитель Минздрава области), разработавшие проект правового акта.
Проекты правовых актов, подготовленные с нарушениями требований Закона Челябинской области от 30.05.2002 № 87-ЗО "О нормативных правовых актах Челябинской области", Регламента взаимодействия органов исполнительной власти Челябинской области, утвержденным постановлением Губернатора области от 01.06.2006 № 157, Регламента Правительства области, утвержденного постановлением Губернатора области от 12.05.2012 № 130, и Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора области от 19.04.2012 № 410-р, Регламентом работы Минздрава области и взаимодействия с органами исполнительной власти, государственными учреждениями и предприятиями, подведомственными Минздраву Челябинской области, и настоящей Инструкцией с ошибками и опечатками, возвращаются ответственному исполнителю Минздрава области, разработавшему проект правового акта на доработку и повторное согласование.
31. В деятельности Минздрава области, подведомственных учреждений и предприятий создается комплекс документов: организационно-распорядительные (приказ, распоряжение), положения, инструкции, протоколы заседаний, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (государственные контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка.
33. Организационно-распорядительными документами Минздрава области являются приказ и распоряжение:
приказ - акт, издаваемый Минздравом области, имеющий организационно-распорядительный характер;
распоряжение - акт, издаваемый Минздравом области, для согласования или утверждения актов передачи имущества.
34. Приказы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора области от 19.04.2012 № 410-р.
35. Проекты приказов Минздрава области, подведомственных учреждений и предприятий должны отдельным пунктом содержать указание на размещение на официальном сайте Минздрава области, подведомственных учреждений и предприятий в сети "Интернет".
Например:
"4. Директору Государственного бюджетного учреждения здравоохранения "Челябинский областной медицинский информационно-аналитический центр" Якушеву А.М. разместить настоящий приказ на официальном сайте Министерства здравоохранения Челябинской области в сети "Интернет".
36. Все поручения в приказе должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений и других заинтересованных организаций, указанных в нем.
37. Согласование подтверждается визированием проекта приказа Минздрава области на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (приложение 10).
Порядок согласования (визирования) проекта приказа Минздрава области следующий:
исполнитель;
руководитель структурного подразделения, подготовившего проект приказа;
должностные лица, которым даны поручения в представленном проекте приказа;
заместитель Министра по направлению деятельности;
заместитель Министра по финансово-экономическим вопросам (в случае если предметом регулирования правового акта являются отношения, связанные со средствами областного бюджета);
начальник Административно-контрольного управления.
В случае доработки приказов согласование (визирование) проводится вновь.
38. Если при согласовании проекта приказа должностное лицо имеет особое мнение, то к проекту приказа прикладывается заключение или пояснительная записка, в которой это мнение излагается.
39. Приказы Минздрава области, подписанные Министром, регистрируются в Административно-контрольном управлении.
40. Приказу присваивается очередной порядковый номер. Нумерация приказов ведется с начала и до конца года.
41. Один экземпляр подлинника приказа Минздрава области хранится в Административно-контрольном управлении, второй направляется исполнителю, остальные копии приказов - в соответствии с перечнем рассылки.

Подготовка, подписание, регистрация и хранение
государственных контрактов, договоров (соглашений),
заключаемых Минздравом области

42. Государственные контракты, договоры (соглашения), заключаемые Минздравом области (далее именуются - договоры), оформляются путем составления одного документа, подписываемого сторонами.
43. Право заключать договоры имеют лица, которым предоставлены такие полномочия (далее именуются - уполномоченные лица) в соответствии с приказом Минздрава области.
Не подлежит исполнению и не имеет юридической силы договор, подписанный лицом без надлежащих полномочий и с превышением должностных полномочий. Ответственность за отрицательные последствия, связанные с этим, несет лицо, подписавшее договор.
44. По приказу Министра договоры от имени Минздрава области могут быть подписаны заместителем Министра, иным уполномоченным должностным лицом Минздрава области.
45. Подготовка проекта договора, проверка деловой репутации и финансовой надежности другой стороны, подписывающей договор (далее именуется - "контрагент"), получение необходимых согласований производится структурным подразделением, ответственным за подготовку конкретного договора по курируемому направлению деятельности, соответствующему предмету договора (либо иным лицом, определяемым Министром).
При этом информация, характеризующая "контрагента", его полномочия и иные данные заблаговременно при необходимости доводятся до сведения тех лиц, кто должен согласовать конкретный договор.
46. Порядок согласования (визирования) проектов договоров следующий:
1) представляемый для подписания проект договора согласовывается с руководителем структурного подразделения, ответственным за подготовку и исполнение конкретного договора по курируемому направлению деятельности, соответствующему предмету договора (либо иным лицом, определяемым Министром);
ответственным за подготовку проекта договора лицом соответствующего структурного подразделения Минздрава области;
заместителем Министра по курируемому направлению деятельности, соответствующему предмету договора;
Административно-контрольным управлением;
финансово-экономическим управлением Минздрава области (далее именуется - Финансово-экономическое управление).
Согласование проекта договора производится на последнем листе экземпляра договора.
2) срок согласования в Финансово-экономическом управлении составляет 1 рабочий день, в Административно-контрольном управлении - 3 рабочих дня.
47. При согласовании проекта договора исполнителями представляются следующие документы:
подлинные экземпляры проекта договора (в количестве, равном числу сторон);
копии устава и других учредительных документов "контрагента", включая свидетельство о регистрации;
акт, подтверждающий полномочия представителя "контрагента" (представляется исполнителем, подготовившим проект договора);
справка банка о платежеспособности "контрагента" и другие документы (такие, как, например, банковская гарантия, залог), гарантирующие реальную возможность взаиморасчетов "контрагента" (при необходимости);
копия протокола заседания аукционной (конкурсной) комиссии (в случаях, установленных действующим законодательством Российской Федерации и Челябинской области);
копия лицензий "контрагента" на осуществление деятельности, на занятие которой необходимо получение лицензии, если это требуется для выполнения условий договора;
экономическое обоснование условий договора (при необходимости).
В зависимости от вида договора, его объема, суммы и сроков действия от "контрагента" могут быть затребованы и другие документы.
48. Договор подписывается уполномоченным лицом только после согласования (визирования) его со всеми заинтересованными лицами.
В случае необходимости внесения в подписанный договор изменений их согласование производится в порядке, предусмотренном для согласования проектов договоров.
Все договоры, заключенные от имени Минздрава области, в обязательном порядке регистрируются с присвоением порядковых номеров и указанием даты регистрации в отделе бухгалтерского учета Финансово-экономического управления. Там же хранится подлинный экземпляр договора, другие экземпляры передаются или высылаются "контрагенту". Договоры, подписанные в форме электронного документа, регистрируются с присвоением порядковых номеров и указанием даты регистрации в установленном действующим законодательством порядке.

Особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов в Минздраве области

49. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов (приложение 3).
50. Оформление протоколов Минздрава области имеет особенности.
Во вводной части протокола Минздрава области указываются должность, инициалы и фамилия председательствующего, должность, инициалы и фамилии членов совещаний, коллегии Минздрава области, постоянных участников.
Список присутствовавших оформляется приложением к протоколу.
Основная часть протокола заседаний (совещаний) Минздрава области состоит из перечня:
вопросов, рассмотренных на заседании (совещаний) Минздрава области;
протокольных поручений.
Ход обсуждения вопросов не протоколируется.
Проект протокола заседания (совещания) Минздрава области визируется готовившим его сотрудником и руководителем структурного подразделения по направлению деятельности. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника.
Протокол заседания (совещания) Минздрава области подписывается председательствующим и направляется исполнителям в соответствии с протокольным поручением ответственным исполнителем Минздрава области, подготовившим проект протокола.
51. Служебная переписка:
1) служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, подведомственных учреждений и предприятий и граждан;
2) виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - зависят от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи:
деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи (приложение 4);
телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;
факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;
телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;
электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью;
3) письма оформляются на бланках установленной формы (приложение 1);
4) право подписи должностными лицами служебных писем в Минздраве области устанавливается приказом Минздрава области;
5) если письмо направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр. Слово "Копия(и)" не указывается;
6) при направлении письма более чем в 4 адреса исполнителем составляется перечень рассылки с указанием почтовых адресов. Почтовые адреса указываются в случае, если они не входят в утвержденный указатель рассылки, находящийся в Административно-контрольном управлении;
7) письмо имеет следующие реквизиты:
дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 10.06.2012;
регистрационный номер состоит из его порядкового номера по единой нумерации с начала года, который может дополняться соответствующим индексом;
в письмах, подписанных заместителями Министра, исходящий номер состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года и индекса подразделения;
ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ;
письма адресуют организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, а также гражданам (при ответе на их обращения);
заголовок к тексту письма краток, точно передает содержание документа;
наличие приложений;
подпись содержит: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи;
отметка об исполнителе, если письмо подготовлено по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя.
Служебное письмо оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора области от 19.04.2012 № 410-р.
52. Индексы подписи должностными лицами в Минздраве области следующие:
01 - Министр;
02 - первый заместитель Министра;
03 - заместитель Министра по соответствующему направлению деятельности;
04 - заместитель Министра по финансово-экономическим вопросам;
05 - начальник Управления организации медицинской помощи детям и матерям;
06 - начальник Отдела мобилизационной работы;
07 - заместитель Министра области по соответствующему направлению деятельности;
08 - начальник Управления лекарственного обеспечения и медицинской техники;
12 - начальник Эксплуатационно-технического управления;
32 - начальник Административно-контрольного управления;
41 - начальник Управления организации медицинской помощи взрослому населению.
53. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная):
1) записки, создаваемые в Минздраве области, используются для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами Минздрава области (приложение 5).
Порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
2) устанавливаются следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
наименование структурного подразделения - автора документа;
вид документа;
дата документа;
адресат;
подпись содержит: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи;
исполнитель.
3) до представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

IV. Организация документооборота в Минздраве области
(прием, обработка и прохождение корреспонденции)

54. В документообороте Минздрава области в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (записки между структурными подразделениями, должностными лицами Минздрава области).
В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:
1) документы, поступившие из Правительства Российской Федерации и Челябинской области, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, Законодательного Собрания Челябинской области (далее именуется - Законодательное Собрание области), судебных органов, Прокуратуры Челябинской области Счетной палаты Российской Федерации, Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее именуется - Минздрав России) и других организаций;
2) документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;
3) документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;
4) обращения граждан;
5) запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
6) документы из иных негосударственных, общественных организаций различной формы собственности;
7) документы из подведомственных учреждений и предприятий.
55. В Минздраве области доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой и электронной связи через сотрудников Административно-контрольного управления, и электронной связи через уполномоченных специалистов структурных подразделений.

Работа с входящей корреспонденцией

56. Вся входящая корреспонденция принимается, сортируется, вскрывается (кроме писем с пометкой "лично") заведующим сектором Административно-контрольного управления (далее именуется - Заведующий сектором) с соблюдением всех мер предосторожности на предмет вредных и опасных для здоровья людей вложений.
57. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адресата, оформления, доставки и целостности упаковки, наличия указанных вложений.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почтовое отделение.
58. При обработке поступающей корреспонденции Заведующим сектором предусмотрена:
1) проверка правильности адресования и комплектности;
2) сортировка на подлежащие и не подлежащие регистрации;
3) выделение корреспонденции, адресованной в структурные подразделения, подведомственные учреждения и предприятия;
4) составление акта в двух экземплярах в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и другие и пометки "Лично"): один акт направляется отправителю документа, второй приобщается к поступившему документу;
5) сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки.
59. Регистрация поступающей, отправляемой и внутренней документации в электронной базе данных осуществляется в день поступления.
60. Заведующим сектором осуществляется регистрация поступающей, отправляемой и внутренней служебной корреспонденции, телефонограмм, факсограмм из аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, Правительства области, Законодательного Собрания области. Министерства экономического развития Челябинской области, Министерства финансов Челябинской области, Контрольно-счетной палаты Челябинской области, правовых актов Российской Федерации, Челябинской области, Минздрава России, приказов Минздрава области, учет приема граждан по личным вопросам и заявлений от работников подведомственных учреждений и предприятий в электронной базе данных.
Заведующим машинописным бюро Административно-контрольного управления (далее именуется - Заведующий машинописным бюро) осуществляется регистрация поступающей, отправляемой и внутренней служебной корреспонденции, факсограмм из других органов исполнительной власти (министерств, главных управлений, государственных комитетов) Челябинской области, судебных и правоохранительных органов, федеральных государственных органов, органов местного самоуправления Челябинской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, подведомственных учреждений и предприятий, органов управления и учреждений здравоохранения муниципальных образований Челябинской области (далее именуется - муниципальные учреждения здравоохранения), организаций независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности, иная корреспонденция.
61. Заведующим сектором и Инспектором административно-контрольного управления (далее именуется - Инспектор) ведется "Журнал правительственных телеграмм, входящей служебной корреспонденции из аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, Правительства области, Минздрава России" в соответствии с которым телеграммы и служебная корреспонденция о предоставлении срочной информации или о проведении видео- или селекторных совещаний вышеперечисленными органами по визе Министра передается ответственным исполнителям под роспись.
62. В электронной регистрационной карте (далее именуется - ЭРК) указываются следующие реквизиты: дата регистрации, регистрационный номер наименование организации корреспондента, адрес корреспондента, фамилия руководителя, подписавшего документ, исходящий номер и дата отправления, краткое полное содержание документа, фамилия должностного лица, которому направлен документ на рассмотрение и заполняется графа "дополнительные сведения о документе".
В графе "содержание документа" ЭРК должны быть отражены полные короткие конкретные сведения по поступившей информации.
Например, копия проекта постановления Правительства области (название) направляется на согласование; предоставить информацию о ходе выполнения постановления Правительства области (дата, номер, за какой отчетный период); о передаче имущества (наименование, название организаций передаваемой и передающей); по оплате труда, выделении финансовых средств (кто, кому, сумма, с какой целью).
При регистрации входящего документа, адресованного на имя Губернатора и Правительства области, заместителей Губернатора области, в графе "содержание документа" ЭРК указывается, кроме перечисленного выше, наименование организации корреспондента, фамилия должностного лица, подписавшего документ, поступивший в адрес Губернатора и Правительства области, заместителей Губернатора области.
При регистрации протоколов поручений Президента Российской Федерации, Губернатора области и его заместителей, Министра здравоохранения Российской Федерации и иных протоколов в графе "содержание документа" ЭРК указывается название протокола, дата, номер, а в графе "резолюция" ЭРК четко по каждому пункту поручения указывается срок и исполнитель, установленный Министром.
В графе "ход исполнения" ЭРК должна быть отражена вся информация передвижения данного документа. Если для подготовки ответа по данному вопросу исполнитель запрашивает дополнительную информацию (от структурного подразделения, подведомственного учреждения и предприятия, муниципального учреждения здравоохранения или иных), то это воспроизводится в графе "ход исполнения" ЭРК.
При поступлении дополнительной информации на запрос по данному вопросу информация отражается в графе "ход исполнения" ЭРК первичного документа с присвоением входящего номера этого документа и передается исполнителю для подготовки ответа по первичному документу.
Каждый раз при перемещении документа в графе "ход исполнения" ЭРК указываются реквизиты, необходимые при заполнении ЭРК.
При возвращении подготовленных проектов ответов в адрес Губернатора области по служебной корреспонденции, правовым актам Российской Федерации и Челябинской области, поручений Губернатора области, данных им во время проведения совещаний при Губернаторе области, поездок, встреч и иных мероприятий, ответов заместителям Губернатора области, поручений заместителя Губернатора области, по направлению деятельности, с пометкой "на доработку", в графе "ход исполнения" ЭРК первичного входящего документа делаются пометки, присваиваются номера первичного входящего документа и передаются исполнителю для доработки.
63. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и входящий номер документа.
64. При получении повторного обращения по одному и тому же вопросу присваивается новый входящий номер со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения с приложением копии резолюции по первому письму. В ЭРК первичной регистрации делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного обращения.
При получении одного и того же документа, но от разных корреспондентов (Правительство области, Минздрав России) присваивается регистрационный номер первичного входящего документа и в графе "ход исполнения" ЭРК отражаются все вышеперечисленные ранее реквизиты.
65. Заведующий сектором и машинописным бюро осуществляют регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, ход исполнения документов, поступивших в адрес Министра и Минздрава области, Инспектор осуществляет учет приема граждан по личным вопросам, ход исполнения документов, поступивших в адрес первого заместителя Министра.
Консультант, ответственный за контроль исполнения документов по служебной корреспонденции из аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, Правительства области, заместителей Губернатора области, Минздрава России и иной служебной корреспонденции, стоящей на контроле, осуществляет снятие вышеперечисленных документов с контроля.
66. Доступ к электронной базе данных зарегистрированных документов имеют Программист, Консультант, Заведующие сектором и машинописным бюро, Инспектор.
67. Учет документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение, осуществляется в структурном подразделении.
68. Учет документов, поступивших по жалобам и всех обращений граждан к Губернатору области и его заместителям, Министру, в Правительство и Минздрав области осуществляют Инспекторы, ответственные за регистрацию обращений граждан.
Учет документов, поступивших по служебной информации ограниченного пользования, осуществляется ведущим специалистом отдела мобилизационной работы Минздрава области (далее именуется - Ведущий специалист).
69. Поступившие на регистрацию законодательные акты Российской Федерации и Законодательного Собрания области передаются:
1) заместителям Министра по направлению деятельности;
2) в Административно-контрольное управление для ознакомления должностных лиц.
70. Документы регистрируются в день поступления, а при их поступлении после 16.00 или в не рабочее время - в следующий рабочий день.
71. Документы с пометкой "Срочно", "Оперативно" регистрируются и рассматриваются незамедлительно.
72. Корреспонденцией с пометкой "Срочно" считаются документы, срок исполнения которых определен от одного часа до трех календарных дней. Срочные документы передаются немедленно.
73. После регистрации документы передаются дважды в день не позднее 11.00 и 15.00 часов Министру. В случае отсутствия Министра документы передаются первому заместителю Министра области или исполняющему обязанности Министра.
74. Документы, адресованные первому заместителю Министра, направляются Инспектору для передачи ежедневно до 17.00 часов первому заместителю Министра.
Корреспонденция рассматривается Министром и его заместителями не более чем в трехдневный срок с момента регистрации.
75. Резолюция печатается на соответствующих бланках установленной формы (Приложение 6).
Проекты резолюций должны точно соответствовать тексту документа с использованием фраз этикетного характера.
Служебные резолюции (Приложение 7) на корреспонденцию различного уровня и содержание излагаются от 1-го лица единственного числа ("Прошу рассмотреть...", "Прошу рассмотреть и определиться...", "Для работы", "Для завершения работы и принятия решения", "Прошу рассмотреть и внести проект документа (+ контроль), "Прошу рассмотреть и решить вопрос. Ответ заявителю и мне", "Прошу рассмотреть с участием заинтересованных организаций и принять согласованное решение по урегулированию проблемы (устранению недостатков)", "Прошу обеспечить представление: информации в установленные сроки", "Прошу тщательно разобраться в этом вопросе, определиться и внести предложение).
76. Документы могут иметь несколько резолюций соответственно этапам рассмотрения: Губернатора области и его заместителей, Министра и его заместителей, руководителей структурных подразделений. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую либо противоречить ей, а лишь конкретизировать порядок исполнения, срок, исполнителя.
77. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие сроки (если иные не установлены вышестоящими органами или Министром):
1) содержащие конкретную дату исполнения - в указанный срок;
2) имеющие пометку "срочно" - от одного часа до трех рабочих дней, пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;
3) без указания конкретной даты исполнения - в срок не более 30 дней со дня регистрации;
4) парламентские запросы - в 15-дневный срок со дня получения;
5) запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - в 30-дневный срок со дня получения;
6) запросы депутатов Законодательного Собрания области и депутатов представительных органов местного самоуправления - в 15-дневный срок;
7) экспертные заключения Министерства юстиции Российской Федерации по Челябинской области - в течение 30 дней со дня получения;
8) протесты Прокуратуры Челябинской области - в 10-дневный срок со дня получения;
9) представления Прокуратуры Челябинской области - в срок не более 30 дней со дня регистрации.
Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.
78. Все документы, рассмотренные Министром и его заместителями, направляются для исполнения в структурные подразделения, подведомственные учреждения и предприятия, муниципальные учреждения здравоохранения только через Заведующих сектором и машинописным бюро, Инспектора.
В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в резолюции первым или за которым установлен сбор, которому направляется оригинал документа. По резолюции Министра необходимое количество копий для передачи их исполнителями тиражирует Заведующий сектором, по резолюции первого заместителя - Инспектор.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. Не позднее, чем за 10 календарных дней до истечения срока исполнения представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления ответа.

Прохождение исходящей корреспонденции

79. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку служебных документов в организации, должностным лицам и гражданам.
80. Порядок согласования (визирования) документов в Минздраве области:
исполнитель;
руководитель структурного подразделения, подготовившего документ;
заместитель Министра по направлению деятельности.
81. Подписанные Министром и его заместителями, руководителями структурных подразделений документы передаются в Административно-контрольное управление для регистрации и отправки.
82. Представленные к подписанию документы должны быть правильно оформлены и согласованы в установленном порядке:
1) ответственность за составление, грамотность и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Минздрава области (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа и Ответственное лицо;
2) проекты документов Минздрава области готовятся на бланках установленной формы (приложение 1); для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;
3) до представления на подпись исполнитель и Ответственное лицо проверяют грамотность и правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;
4) проекты документов визируются исполнителем (руководителем структурного подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части на втором экземпляре (копии) документа или на отдельном листе согласования;
5) исходящим документам присваиваются регистрационные номера;
6) документ регистрируется в электронной базе данных путем заполнения ЭРК, которая содержит дату и номер регистрации, фамилию исполнителя, фамилию должностного лица, подписавшего документ, краткое содержание документа, адресата;
7) в письмах-ответах делается ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, а в ЭРК входящего документа делается отметка об исполнении (указывается дата и исходящий номер письма-ответа);
8) исходящие документы представляются Заведующим сектора и Заведующим машинописного бюро в 2-х экземплярах: подлинник направляется адресатам, копия с регистрационным номером возвращается исполнителям.
83. Документы, принятые Заведующим сектором и Заведующим машинописного бюро на отправку до 16.00 часов, должны быть обработаны и отправлены в день поступления, не включая срочные.
84. При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:
текст телеграммы печатается прописными буквами без абзацев и переноса слов;
знаки препинания ставятся знаками (в случае, если они имеют смысловое значение);
телеграммы за подписью Министра или его заместителей регистрируются Заведующим сектора;
текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста Заведующим сектора проставляется исходящий номер перед наименованием должности и фамилией должностного лица, подписавшего телеграмму.
Ниже следует сплошная черта, под которой указывается обратный телеграфный адрес организации, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму;
телеграммы подлежат визированию исполнителями, их подготовившими.
При оформлении телеграммы (приложение 8) исполнитель должен указать:
категорию телеграммы (срочная);
адрес получателя телеграммы, наименование организации, должность и фамилию с инициалами получателя;
дату отправки, фамилию и номер телефона исполнителя, его подпись;
в ответных телеграммах обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ;
при направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписью в несколько адресов, необходимо предоставить соответствующее количество экземпляров телеграммы;
адрес и текст международной телеграммы должен быть напечатан на одном из языков латинскими буквами: русском, английском, французском, немецком или на языке страны назначения.
Адрес составляется в следующей последовательности: категория телеграммы, фамилия адресата (в именительном падеже), адрес получателя или наименование учреждения, город и страна. Изменения в последовательности изложения адреса не допускаются.
85. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи.
Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи информации и приема документов в виде копий.
Средства факсимильной связи установлены в приемной первого заместителя Министра, в кабинетах структурных подразделений.
Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Минздрава области - 8(351)263-31-02, установлен в приемной первого заместителя Министра.
Документы, поступающие в Минздрав области по каналам факсимильной связи, а также исходящие документы Министра и его заместителей, руководителей структурных подразделений Минздрава области, передаваемые по каналам факсимильной связи, регистрируются Заведующими сектором и машинописным бюро или Инспектором.
Для отправки документа факсимильной связью обязательна виза руководителя структурного подразделения на оборотной стороне документа, указание точного номера факса (при необходимости - кода города) и организации.
После передачи документа по каналам факсимильной связи он направляется адресату почтовой связью.
Запрещается передавать по каналам факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования".
Персональная ответственность за правильность передачи (приема) документов по каналам факсимильной связи возлагается на лицо, ответственное за передачу информации по каналам факсимильной связи.
86. Регистрация и прохождение внутренних документов.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
Тиражирование служебных документов и материалов производится централизованно лицом, ответственным за копировально-множительную работу Административно-контрольного управления.
87. Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, качественно напечатаны (как правило, первые экземпляры). Изготовленные копии выдаются исполнителям вместе с оригиналом документа.
88. Каждый документ или материал, сдаваемый на тиражирование, должен быть подписан руководителем или исполнителем структурного подразделения.
89. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления. Срочные заказы на копирование документов выполняются в первоочередном порядке и подтверждаются резолюцией "Срочно".
90. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

Учет и анализ объемов документооборота

91. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
92. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в адрес Министра и Минздрава области и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
93. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в адрес Министра и Минздрава области и созданных ими за определенный период времени (месяц, полугодие, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Работа исполнителя с документами

94. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) Министра, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;
структурное подразделение или исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;
документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.
95. Специалисты структурных подразделений в процессе исполнения документа осуществляют:
1) сбор и обработку необходимой информации;
2) подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Минздраве области;
3) согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
4) подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);
5) доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
6) в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;
7) представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
8) определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
96. Допускается порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:
1) функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа (принадлежит должностному лицу, указанному первым в резолюции, или указано персонально, за кем созыв);
2) право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;
3) порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю (указываются в резолюции).
97. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) исполнение документа поручается другому исполнителю, а также передача документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.
98. Исполнитель может предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
99. Делопроизводство в подведомственных учреждениях и предприятиях организуется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в подведомственных учреждениях и предприятиях и настоящей Инструкцией.

V. Контроль исполнения документов и поручений,
порядок снятия с контроля в Минздраве области,
подведомственных учреждениях и предприятиях

100. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей структурных подразделений, подведомственных учреждений и предприятий и Ответственных лиц в структурных подразделениях в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.
101. Контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется Министром, его заместителями, руководителями структурных подразделений.
102. Контроль по срокам исполнения документов и поручений осуществляют:
Консультант, Ответственные лица в структурных подразделениях - за служебной корреспонденцией Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, правовым актам Российской Федерации, Челябинской области и Минздрава России, поручениям Губернатора области и его заместителей, служебной корреспонденции Минздрава России, поручениям Министра и его заместителей, обращений граждан к Губернатору области и его заместителям, Министру и его заместителям, иных поручений и документов, стоящих на контроле.
Ведущий специалист - служебной информации ограниченного пользования.
103. Документы исполняются строго в срок, указанный в резолюции Губернатора области и его заместителей, Министра и его заместителей.
104. Изменение срока исполнения документа Заведующим сектором и машинописным бюро фиксируется в ЭРК. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.
105. За 15 дней до истечения контрольного срока ответственному исполнителю Консультант направляет напоминание.
По документам, имеющим короткий период исполнения и носящим срочный характер, информация может быть представлена в день исполнения поручения.
106. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
Основанием для снятия поручения с контроля является документально подготовленный ответ в адрес автора обращения, подписанный Министром или его заместителями или служебная записка на имя Министра или его заместителей за подписью ответственного исполнителя либо копия документа, который поручалось подготовить (письмо, постановление, распоряжение, информация и т.д.).
107. При подготовке служебной записки о выполнении необходимо соблюдать следующие требования:
служебная записка оформляется только на имя Губернатора области или заместителей Губернатора области, Министра или его заместителей;
во введении указываются реквизиты регистрации поручения. Например: По Вашему поручению (вх. № 01-200/2563 от 02/04/2003 г.) Министерство здравоохранения Челябинской области или учреждение здравоохранения Челябинской области рассмотрело обращение главы города Магнитогорска о выделении дополнительных средств;
в информации должны быть отражены конкретные результаты исполнения документа (краткий вывод), содержаться сведения о том, кем, когда, в какой форме (устной или письменной) дан ответ заявителю, просьба о снятии с контроля;
к информации об исполнении документа прилагаются необходимые материалы (протокол совещания, копия правового акта, копия ответа заявителю и другие).
108. Решение о снятии документа с контроля или его продлении принимается только Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, аппаратом полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, Губернатором или Министром (в его отсутствие первым заместителем Министра).

VI. Контроль и порядок снятия с контроля поручений
Губернатора области по служебной корреспонденции в Минздраве
области, подведомственных учреждениях и предприятиях

109. Необходимость контроля за исполнением того или иного документа определяется Губернатором или Министром (в резолюции Губернатора или Министра указывается "На контроль").
Контроль поручений Губернатора области по служебной корреспонденции определяется наличием в резолюции Губернатора области "На контроль" и наличием штампа "Контроль" с указанием срока исполнения.
Контроль поручений Министра по служебной корреспонденции определяется наличием в резолюции Министра "На контроль" с указанием срока исполнения.
110. Служебная корреспонденция, с вышеуказанной резолюцией Губернатора области, вносится в компьютерную базу данных Заведующим сектором, ставятся на "особый контроль", предоставляется Министру и направляется исполнителю в соответствии с резолюцией Министра.
111. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за организацию исполнения поручения считается первый из указанных, или за которым установлен сбор, он координирует работу соисполнителей.
Соисполнители не позднее, чем за 10 рабочих дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю Минздрава области свои предложения для обобщения (в письме обязательно указывается, на какое поручение Губернатора области направляются предложения, например: на поручение Губернатора области № 01-200/3256 от 06.02.2012 г.).
Ответственный исполнитель Минздрава области не позднее, чем за 7 рабочих дней до истечения срока исполнения документа, обязан подготовить и представить на согласование заместителю Губернатора области по направлению деятельности, проект ответа по служебной корреспонденции на имя Губернатора области (в письме обязательно указывается, на какое поручение Губернатора области направляются предложения, например: на поручение Губернатора области от 06.02.2003 г. № 01-200/3256).
Если в резолюции Губернатора области по служебной корреспонденции указан срок исполнения документа с предоставлением ответа адресату за подписью Министра, то ответственный исполнитель Минздрава области не позднее, чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения документа обязан подготовить и направить ответ адресату, а также предоставить копию ответа адресату в Управление делопроизводства для снятия документа с контроля.
112. Документы исполняются строго в срок, указанный в резолюции Губернатора области. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются не более чем в трехдневный срок.
113. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель Минздрава области не позднее, чем за 10 рабочих дней до истечения срока исполнения представляет проект служебной записки на имя Губернатора области, заместителю Губернатора области по направлению деятельности, с мотивированной просьбой о его продлении.
114. Поручения Губернатора области по служебной корреспонденции Консультантом вносятся в Перечень документов, стоящих на особом контроле и со сроком в Правительстве области.
115. Ответственные лица в структурных подразделениях Минздрава области еженедельно, каждый четверг до 12.00, предоставляют Консультанту информацию об исполнении документов, стоящих на особом контроле и со сроком в Правительстве области.
116. Еженедельно, каждый четверг не позднее 17.00, Консультантом Перечень документов, стоящих на особом контроле и со сроком в Правительстве области, с указанием сроков исполнения документов, подписанный начальником Административно-контрольного управления, направляется Министру, всем исполнителям и Ответственным лицам в структурных подразделениях.
117. Напоминания об исполнении поручений Губернатора области по служебной корреспонденции и сроки исполнения, направляются Консультантом ответственному исполнителю и Ответственным лицам в структурных подразделениях не менее чем за 15 дней до истечения срока исполнения.
118. Решение о снятии документа с контроля или его продлении принимается только Губернатором области.
119. Документ считается исполненным и снимается с контроля на основании ЭРК контрольного поручения Губернатора области по входящей корреспонденции Правительства области, в которой есть заключение Губернатора области о снятии с контроля или его продления со сроком.

VII. Документальный фонд Минздрава области

120. Разработка и ведение номенклатуры дел:
1) в целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов на 5 лет составляется номенклатура дел Минздрава области (далее именуется - номенклатура дел);
2) номенклатура дел на предстоящий 5-летний период составляется Административно-контрольным управлением в последнем квартале года, предшествующего новому 5-летнему периоду, где также указываются дела, оформленные в электронном виде;
3) номенклатура дел утверждается Министром и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение 9);
4) номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного учреждения "Объединенный государственный комитет по делам архивов Челябинской области (далее именуется - ЭПК) не реже одного раза в 5 лет;
5) индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса подразделения по классификатору подразделения и порядкового номера в пределах конкретного подразделения;
6) в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Минздрава области, в том числе справочные и контрольные карточки, личные дела;
7) заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки;
8) срок хранения дела и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел со ссылкой на "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";
9) после утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов.
121. Формирование дел и их текущее хранение:
1) формирование дел в Минздраве области осуществляется в соответствии с номенклатурой дел каждого структурного подразделения (приложения 9);
2) при формировании дел проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, отметок об исполнении, о списании в дело. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело;
3) при формировании дел соблюдаются следующие правила:
в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;
раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;
в дело помещается один экземпляр документа (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр). Черновики документов в дело не помещаются;
объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов;
4) обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела отдельно от переписки по другим вопросам;
5) каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются по месту проживания авторов обращений;
6) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов;
7) лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам, отчествам;
8) переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом;
9) при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;
10) номер дела, в которое будет подшит документ, определяется его регистрационным номером. На документе проставляется отметка "В дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения;
11) ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях несут их руководители;
12) по истечении срока хранения дел в структурных подразделениях по месту их заведения документы постоянного срока хранения по описям передаются в государственное учреждение "Объединенный государственный архив Челябинской области" (далее именуется - ГУ ОГАЧО).
122. Оформление дел:
1) сформированные дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению;
2) оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
3) обложка дела постоянного, временного хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, на которой указываются: наименование организации, наименование отдела, номер дела (тома, части), заголовок дела, дата дела, срок хранения дела;
4) заголовки дел на обложки переносят из номенклатуры дел Минздрава области.
123. Текущее хранение документов и дел:
1) с момента заведения и до передачи дел в ГУ ОГАЧО они хранятся по месту их формирования;
2) руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов, дел;
3) дела находятся в кабинетах и располагаются в шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света;
4) в целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел;
5) копии номенклатуры дел или выписки из нее помещаются на внутренней стороне шкафа для хранения документов. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел;
6) выдача дел другим структурным подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. Сторонним организациям дела выдаются по актам;
7) изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
124. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и к уничтожению:
1) экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Минздрава области, с целью отбора для дальнейшего хранения или уничтожения;
2) для организации и проведения экспертизы ценности документов Минздрава области создается постоянно действующая экспертная комиссия Минздрава области (далее именуется - ЭК). Состав комиссии утверждается приказом Минздрава области;
3) ЭК является совещательным органом, работает в постоянном контакте с ЭПК;
4) председателем ЭК назначается один из руководящих работников Минздрава области;
5) ЭК проводит заседания в соответствии с планами работы, утвержденными Министром, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК, утверждаются Министром;
6) экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК и привлечением соответствующих специалистов под непосредственным методическим руководством объединенного государственного архива Челябинской области;
7) при проведении экспертизы ценности осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, подлежащих передаче в архив и подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, в том числе со сроком хранения "До минования надобности", выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, в которых истекли сроки хранения, а также проверяется качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел;
8) по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, по личному составу и акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению;
9) результаты отбора документов к уничтожению, в которых истекли сроки хранения, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению;
10) дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2010 год) дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2013 г.);
11) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в каждом структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения и передаются в ЭК на согласование;
12) отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК);
13) согласованные с ЭК акты утверждаются Министром только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и личному составу;
14) после утверждения Министром актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи руководителя структурного подразделения и даты.
125. Порядок формирования дел в Минздраве области, учет и хранение дел осуществляется в соответствии с приложением 30 к Инструкции делопроизводства в аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной постановлением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 № 410-р и настоящей Инструкцией.


IX. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов в Минздраве области

Учет печатей и штампов

126. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
127. Штамп - устройство прямоугольной (квадратной, треугольной) формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и другое.
128. На печатях Минздрава области помещается полный герб Челябинской области (далее именуются - гербовые печати). Не допускается использование на указанных гербовых печатях изображения Государственного герба Российской Федерации.
129. Печати помимо указанных выше реквизитов должны содержать:
код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
130. Гербовые печати проставляются на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
131. Простые печати (без изображения герба) проставляются на копиях документов для подтверждения соответствия их подлинникам.
132. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
133. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте (как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П.") без захвата наименования должности.
134. Оттиск всех элементов изображения печати должен быть четкий. Насыщенность и цветовой фон всех участков оттиска печати должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.
135. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
136. Разрешение о необходимости изготовления печатей, штампов и определение их количества дает Министр на письме-заказе, согласованном с начальником Административно-контрольного управления, который проверяет представленный заказ на соответствие требованиям государственного стандарта и утверждает образцы макетов печатей и штампов, после чего заказ размещается на предприятии - изготовителе печатей, имеющем лицензию на эти работы.
137. Учет и выдачу имеющихся печатей и штампов Минздрава области ведет Ведущий специалист в журнале с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются) персонально работником, ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
138. В случае служебной необходимости допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей и штампов.
139. Об утере печати или штампа следует незамедлительно сообщить в Административно-контрольное управление и Ведущему специалисту.
140. При изготовлении новых печатей в связи с утерей на нижней части информационного поля печати указывается буква "Д"-дубликат.
141. Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.
142. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений (служебных кабинетов) не допускается.
143. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы возвращаются Ведущему специалисту и уничтожаются с оформлением соответствующего акта и отметкой в журнале учета.
144. Сотрудник, ответственный за использование и хранение печатей и штампов, при увольнении или переводе на другую должность обязан сдать их Ведущему специалисту.
145. Печати подведомственных учреждений и предприятий должны соответствовать требованиям Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" и Федерального закона от 12.01 1996 № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях".

Учет бланков документов

146. Административно-контрольное управление при разработке и согласовании для изготовления бланков документов руководствуется:
1) Законом Челябинской области от 08.01.2002 № 64-ЗО "О гербе Челябинской области";
2) постановлением Губернатора Челябинской области от 18.03.2002 № 119 "О геральдических знаках, устанавливаемых Губернатором Челябинской области".
147. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Минздрава области возлагается на Административно-контрольное управление, которое оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии по изготовлению бланочной продукции на должном качественном уровне.
148. Наряду с бланками, изготавливаемыми типографским способом, в работе Минздрава области допускается (разрешается) использовать бланки, изготовленные средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники, к ним относятся следующие виды: бланк письма, приказа, протокола, служебной записки Минздрава области.





Приложение 1
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве здравоохранения
Челябинской области,
государственных учреждениях
и предприятиях, подведомственных
Министерству здравоохранения
Челябинской области,
утвержденной
приказом
Министерства здравоохранения
Челябинской области
от 29 апреля 2013 г. № 597

Малый герб
Челябинской области
(многоцветный вариант)

МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
(Минздрав Челябинской области)
_____________________________________
Ул. Кирова, 165, г. Челябинск, 454000
Тел. (8-351)263-52-62, факс. 263-31-02
e-mail oblzdrav@chel.surnet.ru, www.zdrav74.ru
ОКПО 00097407, ОГРН 1047424528580
ИНН/КПП 7453135827/745301001

от "____" ___________ 20___ г. № ____________
на № _______________ от "____" _______ 20___ г.





Приложение 2
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве здравоохранения
Челябинской области,
государственных учреждениях
и предприятиях, подведомственных
Министерству здравоохранения
Челябинской области,
утвержденной
приказом
Министерства здравоохранения
Челябинской области
от 29 апреля 2013 г. № 597


Герб


МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

г. Челябинск

от "___" _________ 2013 г. N





Приложение 3
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве здравоохранения
Челябинской области,
государственных учреждениях
и предприятиях, подведомственных
Министерству здравоохранения
Челябинской области,
утвержденной
приказом
Министерства здравоохранения
Челябинской области
от 29 апреля 2013 г. № 597

Порядок
оформления протоколов заседаний (совещаний)

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
В Минздраве области протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
--------------

Заместитель Министра здравоохранения
Челябинской области И.О.Фамилия

Главный врач Государственного бюджетного
учреждения здравоохранения "Челябинская областная
клиническая больница" И.О.Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.
Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
наименование органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;
вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, размером № 14 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание или в каком месте;
печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образцы прилагаются.



Малый герб Челябинской области
в одноцветном варианте

ПРОТОКОЛ

заседания Комиссии Министерства здравоохранения
Челябинской области

12 апреля 2012 г. Челябинск № 20

Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается).

Повестка дня:

1. О мерах по реализации областной целевой программы...
Доклад Министра...
2. О...
___________________________________________________________________________
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления.
И.О. Фамилия - краткая запись выступления.

ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. ...
1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председательствующий Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия



ПРОТОКОЛ

совещания у заместителя Министра здравоохранения Челябинской области -
И.О. Фамилия
___________________________________________________________________________

12 апреля 2012 г. Челябинск № 10

Присутствовали:

Начальник управления организации медицинской
помощи взрослому населению Минздрава
Челябинской области - И.О. Фамилия

Начальник управления лекарственного обеспечения
и медицинской техники Минздрава Челябинской
области - И.О. Фамилия
(в алфавитном порядке,
список прилагается)
___________________________________________________________________________
I. О ходе реализации мероприятий областной целевой программы...
___________________________________________________________________________
(И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)

1. Принять к сведению...
2. Руководителям органов управления и учреждений здравоохранения
муниципальных образований Челябинской области...

II. О состоянии работы по организации и обеспечению учреждений
здравоохранения Челябинской области медицинской техникой...
___________________________________________________________________________
(И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)

1. Начальнику.........

Заместитель Министра здравоохранения
Челябинской области И.О. Фамилия





Приложение 4
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве здравоохранения
Челябинской области,
государственных учреждениях
и предприятиях, подведомственных
Министерству здравоохранения
Челябинской области,
утвержденной
приказом
Министерства здравоохранения
Челябинской области
от 29 апреля 2013 г. № 597


Герб


МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
(Минздрав Челябинской области)
_____________________________________
Ул. Кирова, 165, г. Челябинск, 454000
Тел. (8-351)263-52-62, факс. 263-31-02
e-mail oblzdrav@chel.surnet.ru, www.zdrav74.ru
ОКПО 00097407, ОГРН 1047424528580
ИНН/КПП 7453135827/745301001

от "____" ___________ 20___ г. № ____________
на № А 54-02-266 от "11"03.2012 г.

Заместителю Губернатора
Челябинской области

И.А. Гехт

Отчет о проделанной работе
за февраль 2013 года и план
мероприятий на март 2013 года

Уважаемая Ирина Альфредовна!

Министерство здравоохранения Челябинской области направляет отчет о
проделанной работе за февраль 2013 года и план мероприятий на март 2013
года.

Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Министр здравоохранения
Челябинской области М.Г. Москвичева

Бухарова Светлана Васильевна
266-70-02





Приложение 5
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве здравоохранения
Челябинской области,
государственных учреждениях
и предприятиях, подведомственных
Министерству здравоохранения
Челябинской области,
утвержденной
приказом
Министерства здравоохранения
Челябинской области
от 29 апреля 2013 г. № 597


Наименование структурного подразделения
Министерства здравоохранения
Челябинской области


Служебная записка

Кому:

От кого

На N

Дата:

Наименование должности лица,
подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия

Отметка об исполнителе





Приложение 6
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве здравоохранения
Челябинской области,
государственных учреждениях
и предприятиях, подведомственных
Министерству здравоохранения
Челябинской области,
утвержденной
приказом
Министерства здравоохранения
Челябинской области
от 29 апреля 2013 г. № 597


Герб


Министерство здравоохранения Челябинской области

Входящая корреспонденция № 01-__________________________ от _____________

Кому направлен документ: Резолюция:

Доброхотовой О.В. Согласовано
Сахаровой В.В. К исполнению
Семеновых Е.А. Для работы
Рябининой В.В. Для дальнейшей работы
Перетятко О.В. Для сведения
Огошковой И.А.
Филатову А.П.
Целищевой Э.А.
Дубровину В.М.

Другие: ________________________ Ответственный исполнитель: _______________

Прошу переговорить до ____________ 2013 г.
Ответ заявителю дать до ______________ 2013 г.
За моей подписью
За подписью: __________________________

Контроль:

Особый контроль Контроль Нет контроля


Министр М.Г. Москвичева

Дата Подпись
------------------------------------------------------------------
Резолюция: Кому: _______________





Приложение 7
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве здравоохранения
Челябинской области,
государственных учреждениях
и предприятиях, подведомственных
Министерству здравоохранения
Челябинской области,
утвержденной приказом
Министерства здравоохранения
Челябинской области
от 29 апреля 2013 г. № 597

Типовые образцы
резолюций на корреспонденцию различного уровня и содержания

Для работы. (К исполнению).
Для дальнейшей работы.
Для завершения работы и принятия решения.
Прошу рассмотреть и внести предложения.
Прошу рассмотреть и определиться по участию.
Прошу рассмотреть и принять участие.
Прошу рассмотреть и внести проект документа (+ контроль).
Прошу рассмотреть и внести проект распоряжения о выделении... рублей на приобретение....
Прошу рассмотреть и решить вопрос. Ответ заявителю и мне.
Прошу рассмотреть с участием заинтересованных организаций и принять согласованное решение по урегулированию проблемы.
Прошу по направлениям деятельности обеспечить устранение отмеченных проблем.
Прошу обеспечить устранение указанных нарушений (замечаний, недостатков).
Прошу обеспечить представление информации в установленные сроки.
Прошу обеспечить выполнение рекомендаций....
Прошу обеспечить выполнение поручений, относящихся к компетенции Минздрава области.
Прошу обеспечить выполнение поручений и оказать содействие....
Прошу подготовить предложения по составу комиссии, а также по обеспечению условий ее работы и внести предложение.
Документ не подписан членами комиссии, и не сформулированы четко выводы.
Прошу тщательно разобраться в этом вопросе, определиться и внести предложение.





Приложение 8
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве здравоохранения
Челябинской области,
государственных учреждениях
и предприятиях, подведомственных
Министерству здравоохранения
Челябинской области,
утвержденной
приказом
Министерства здравоохранения
Челябинской области
от 29 апреля 2013 г. № 597

Образец
оформления телеграммы

ТЕЛЕГРАММА

(Адрес)

ГЛАВАМ МУНИЦИПАЛЬНЫХ
ОБРАЗОВАНИЙ ЧЕЛЯБИНСКОЙ
ОБЛАСТИ

21 ФЕВРАЛЯ 2013 ГОДА В 10.00 В КОНФЕРЕНЦ ЗАЛЕ МИНИСТЕРСТВА
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ СОСТОИТСЯ АППАРАТНОЕ СОВЕЩАНИЕ
МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

МИНИСТР ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ ФАМИЛИЯ
-------------------------------------------------

Кирова ул., 165, Челябинск, 454000 21.02.2012

Министр здравоохранения
Челябинской области (личная подпись) И.О. Фамилия

И.О. Фамилия (исполнителя)
Телефон





Приложение 9
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве здравоохранения
Челябинской области,
государственных учреждениях
и предприятиях, подведомственных
Министерству здравоохранения
Челябинской области,
утвержденной
приказом
Министерства здравоохранения
Челябинской области
от 29 апреля 2013 г. № 597

Образец
формы Сводной номенклатуры дел Минздрава области

УТВЕРЖДАЮ
Министр здравоохранения
Челябинской области
от _________ № ________

СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
на 2013 год

N№ п/п
Индекс дела
Заголовки дел (тома, частей)
Количество томов (дел, частей)
Срок хранения № статьи по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
6
1.





2.





3.





4.





5.






и т.д. по структурным подразделениям Минздрава области.
При составлении номенклатуры дел был использован Перечень типовых управленческих документов, образовавшихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанием сроков хранения. М., 2010.

СОГЛАСОВАНО

Директор Государственного учреждения
"Объединенный государственный архив
Челябинской области"
_________________________ И.И. Вишев
Протокол № ________
от ___________ 20 г.





Приложение 10
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве здравоохранения
Челябинской области,
государственных учреждениях
и предприятиях, подведомственных
Министерству здравоохранения
Челябинской области,
утвержденной
приказом
Министерства здравоохранения
Челябинской области
от 29 апреля 2013 г. № 597

Образец
оформления листа согласования
проекта приказа Минздрава области

СОГЛАСОВАНО:

Должность исполнителя структурного подразделения Минздрава области

Е.А. Заравнятных
Начальник управления организации медицинской помощи взрослому населению Минздрава области

А.В. Королев
Должностные лица
(в случае если им даны поручения в представленном проекте приказа)


Первый заместитель Министра здравоохранения Челябинской области (заместители Министра здравоохранения Челябинской области по направлению деятельности)

О.В. Доброхотова
Заместитель Министра здравоохранения Челябинской области по финансово-экономическим вопросам (в случае если предметом регулирования являются отношения, связанные со средствами областного бюджета, государственным заданием)

Е.А. Семеновых
Начальник административно-контрольного управления Челябинской области

Э.А. Целищева

Перечень рассылки приказа


------------------------------------------------------------------